Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 21 juni 2026

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens Melodic Base verzamelt, waarom we die gegevens nodig hebben, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt. We hechten veel waarde aan de bescherming van je gegevens, en in het bijzonder aan je gevoelige financiële gegevens.

Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie zijn wij (verwerkingsverantwoordelijke)

Melodic Base is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

• Handelsnaam: Melodic Base
• Maatschappelijke zetel: Keizerstraat 43, 9120 Beveren, België
• Ondernemingsnummer: 1006.760.525
• E-mail: info@melodicbase.be

Voor alle vragen over dit beleid of over je gegevens kun je ons bereiken via info@melodicbase.be.

2. Onze twee omgevingen

Melodic Base werkt met twee aparte online omgevingen, en het is belangrijk dat je het verschil begrijpt:

• De openbare website (melodicbase.be) — Dit is onze informatieve website. Je hoeft niet in te loggen en je hoeft geen gegevens in te vullen om de website te bekijken. Deze website verzamelt zelf geen accountgegevens en heeft geen toegang tot onze database met artiestengegevens.
• Het artiestenportaal (melodicbase.com) — Dit is de beveiligde omgeving waar leden en artiesten inloggen om hun muziek, inkomsten en uitbetalingen te beheren. Vrijwel alle persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven, worden hier verwerkt.

Wanneer je een openbare artiestkaart deelt (een deelbare pagina met je artiestennaam en boekingsinfo), wordt die kaart vanuit het portaal getoond. Alleen de gegevens die je zelf hebt gekozen om te publiceren zijn dan zichtbaar. Je bankgegevens, fiscale gegevens en andere gevoelige gegevens worden nooit op zo'n openbare kaart getoond.

3. Welke gegevens we verzamelen en waarom

We verzamelen alleen gegevens die we nodig hebben om onze diensten te leveren. Hieronder vind je per categorie wat we verzamelen, waarom, en op welke juridische grondslag.

3.1 Identiteits- en contactgegevens

• Wat: naam, artiestennaam, wettelijke naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres (straat, postcode, stad, land).
• Waarom: om je account aan te maken en te beheren, je te identificeren, met je te communiceren over je releases en uitbetalingen, en om correcte afrekeningen en facturen op te stellen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Melodic Base.

3.2 Bankgegevens (gevoelig — extra beschermd)

• Wat: rekeninghouder, IBAN, BIC, bankland, uitbetaalmethode en uitbetaaldetails.
• Waarom: uitsluitend om je inkomsten correct aan je uit te betalen. Zonder deze gegevens kunnen we je niet betalen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Bescherming: deze gegevens worden gescheiden behandeld van je overige profielgegevens en worden nooit getoond op een openbare pagina of artiestkaart. Alleen jijzelf en de bevoegde beheerders van Melodic Base hebben er toegang toe, uitsluitend voor het uitvoeren van uitbetalingen.

3.3 Fiscale en wettelijke gegevens (gevoelig — extra beschermd)

• Wat: fiscaal nummer (btw/belasting), rijksregisternummer of nationaal nummer, en gegevens nodig voor belastinginhouding (bv. Amerikaanse bronbelasting op YouTube-inkomsten).
• Waarom: om te voldoen aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen, om correcte belastinginhoudingen toe te passen (zoals de Amerikaanse bronbelasting die door Google/YouTube wordt vereist), en om wettelijk geldige afrekeningen te kunnen maken.
• Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
• Bescherming: net als bankgegevens worden deze gegevens gescheiden en vertrouwelijk behandeld en nooit openbaar getoond.

3.4 Muziek-, release- en rechtengegevens

• Wat: je tracks, releases, ISRC- en UPC-codes, credits (wie aan een nummer heeft meegewerkt), splits (de verdeling van inkomsten tussen rechthebbenden), en de overeenkomsten die we met je sluiten.
• Waarom: om je muziek te distribueren, om inkomsten correct over de juiste personen te verdelen, en om bij te houden welke afspraken er gelden.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3.5 Financiële en administratieve gegevens

• Wat: inkomsten uit streams en YouTube, uitbetalingen, uitbetalingsverzoeken, openstaande bedragen, terugvorderbare voorschotten (recoupment), facturen en je transactiegeschiedenis.
• Waarom: om je inkomsten te berekenen en te beheren, je uitbetalingen te verwerken, en een correcte en transparante financiële administratie te voeren.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (boekhouding).

3.6 YouTube- en platformgegevens

• Wat: je YouTube-kanaal-ID, gegevens over de monetisatie van je kanaal, en inkomsten- en belastinggegevens met betrekking tot YouTube/AdSense.
• Waarom: om je YouTube-kanaal te kunnen monetiseren, je inkomsten te innen en correct af te rekenen, en de daarbij horende belastinginhoudingen te verwerken.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3.7 Gegevens over accountherstel en "cases"

• Wat: informatie die nodig is om je te helpen bij het herstellen of bepleiten van een account op een extern platform (bijvoorbeeld YouTube, Instagram of TikTok), inclusief de details van je zaak.
• Waarom: om de dienst accountherstel uit te voeren en je zaak te kunnen behandelen via de officiële kanalen van het betreffende platform.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3.8 Accountbeveiliging

• Wat: als lid stel je Melodic Base in als back-up-/herstelcontact op bepaalde van je accounts en deel je back-upcodes met ons.
• Waarom: om je account sneller te kunnen herstellen wanneer je gehackt wordt of de toegang verliest. Dit is een vrijwillige beveiligingsmaatregel die de slaagkans van accountherstel verhoogt.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en jouw toestemming. Je kunt deze maatregel op elk moment intrekken.

3.9 Openbare artiestkaart (door jou gekozen)

• Wat: de gegevens die je zelf kiest om op je openbare artiestkaart te tonen: artiestennaam, foto, biografie, rol(len), genres, links naar streamingplatformen en boekingscontact (e-mail/WhatsApp).
• Waarom: om je een deelbare pagina te geven die je naar promotors en boekers kunt sturen.
• Grondslag: jouw toestemming. Je bepaalt zelf welke velden zichtbaar zijn en of de kaart überhaupt gepubliceerd wordt. Standaard staat een kaart niet gepubliceerd. Je kunt je kaart op elk moment aanpassen of offline halen.
• Belangrijk: de openbare kaart toont uitsluitend de velden die je zelf hebt aangezet. Gevoelige gegevens (bank, belasting, adres, financiële cijfers) komen er nooit op terecht.

3.10 Technische gegevens en logboeken

• Wat: beperkte technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van het portaal, en interne logboeken van belangrijke handelingen (bijvoorbeeld wie welke wijziging heeft gemaakt of wanneer een uitbetaling is verwerkt).
• Waarom: om de beveiliging te waarborgen, fouten op te sporen, misbruik te voorkomen en te kunnen aantonen dat handelingen correct zijn uitgevoerd.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging en correcte werking) en wettelijke verplichting.

4. Met wie we gegevens delen

Melodic Base verkoopt je gegevens nooit. We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze diensten te leveren, en alleen voor zover noodzakelijk. Deze partijen zijn onder meer:

• Hostingprovider van het portaal (Supabase). Onze database en bestanden worden gehost bij Supabase, dat optreedt als verwerker namens ons. Hier worden je gegevens veilig opgeslagen.
• Muziekdistributeurs (zoals DistroKid, TuneCORE, CD Baby). Om je muziek op de streamingplatformen te plaatsen, geven we de daarvoor noodzakelijke gegevens (zoals je releasegegevens en de nodige identificatie) door aan de distributeur die voor jouw release wordt gebruikt.
• Google / YouTube / AdSense. Voor de monetisatie van je YouTube-kanaal en de uitbetaling van die inkomsten worden gegevens uitgewisseld met Google, inclusief de fiscale gegevens die Google vereist.
• Uitbetalingsproviders (zoals Western Union, Revolut of via bankoverschrijving). Om je geld uit te betalen, geven we de daarvoor noodzakelijke gegevens door aan de gekozen uitbetaalmethode.
• Streamingplatformen waarop je een case hebt (bijvoorbeeld YouTube, Instagram, TikTok), uitsluitend wanneer we namens jou een herstelzaak behandelen.
• Boekhoudkundige, fiscale en juridische adviseurs, voor zover nodig om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Bevoegde overheidsinstanties, uitsluitend wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Sommige van deze partijen (zoals Google) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• Account- en muziekgegevens: zolang je een actief lid of klant bent.
• Financiële en fiscale gegevens (facturen, afrekeningen, uitbetalingen): zolang als wettelijk vereist voor onze boekhouding (in België doorgaans zeven jaar).
• Gegevens over accountherstel: tot de zaak is afgesloten, plus een redelijke termijn daarna.
• Openbare artiestkaart: tot je de kaart verwijdert of je account beëindigt.

Wanneer je je samenwerking met Melodic Base beëindigt, verwijderen of anonimiseren we je gegevens, behalve de gegevens die we wettelijk verplicht zijn te bewaren.

6. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• Toegang tot het portaal uitsluitend via beveiligde login.
• Strikte toegangscontrole: je kunt alleen je eigen gegevens zien; andere artiesten kunnen jouw gegevens niet inzien.
• Gevoelige gegevens (bank, belasting, nationaal nummer) worden gescheiden en met extra zorg behandeld en komen nooit op openbare pagina's.
• Interne logboeken om te kunnen nagaan wie welke handelingen heeft uitgevoerd.

Omdat we als bedrijf herstelcontact kunnen zijn voor accounts van leden, beschermen we onze eigen bedrijfsmailbox en systemen extra zorgvuldig.

7. Je rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage — je mag opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Recht op correctie — je mag onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Recht op verwijdering — je mag in bepaalde gevallen vragen om je gegevens te wissen (behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren).
• Recht op beperking — je mag in bepaalde gevallen vragen de verwerking te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid — je mag vragen om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar — je mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht om toestemming in te trekken — waar de verwerking op je toestemming berust (bijvoorbeeld de openbare artiestkaart of de accountbeveiligingsmaatregel), mag je die toestemming op elk moment intrekken.

Je kunt deze rechten uitoefenen door ons te mailen op info@melodicbase.be. We reageren binnen de wettelijke termijn.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) als je vindt dat we niet correct met je gegevens omgaan.

8. Cookies

De openbare website (melodicbase.be) gebruikt alleen de strikt noodzakelijke cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Het artiestenportaal (melodicbase.com) gebruikt de cookies die nodig zijn om je veilig ingelogd te houden. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies van derden om je te volgen.

9. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten veranderen. De meest recente versie staat altijd op onze website, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte.

10. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of over je gegevens? Neem contact met ons op via info@melodicbase.be.